Organizacja wesela krok po kroku

//Organizacja wesela krok po kroku

Organizacja wesela rozpoczna się bardzo szybko – szybciej niż Wam się wydaje :). Kiedy opadną emocje związane z zaręczynami, czas na rozpoczęcie przygotowań do prawdopodobnie największego przyjęcia w Waszym życiu. Kiedy zaczniecie się nad tym zastanawiać, ogrom rzeczy, które należy załatwić może się wydawać przytłaczający. Pamiętajcie jednak, że niezależnie od tego czy na organizację wesela nacie ponad rok, czy tylko kilka miesięcy skupcie się na raz tylko na jednym elemencie, aby się nie pogubić. Jeżeli czasu jest mało lub po prostu nie chcecie zajmować się wszystkim sami, poproście o pomoc rodzinę, lub podejmijcie współpracę z jedną z agencji ślubnych. Jako event plannerzy mamy za sobą wiele różnych przyjęć, różnej wielkości, w różnych stylach, ALE ZAWSZE są pewne podstawowe zasady.

Poniżej przedstawiamy Wam listę tych wspomnianych najważniejszych punktów kontrolnych, których realizacja pozwoli Wam na zbliżenie się do udanej zabawy w dniu wesela. Nie zapominajcie jednak, że poza nimi jest jeszcze szereg mniejszych elementów, o których również warto pamiętać.
Zapraszamy Was w takim razie do krótkiego „kursu” pod tytułem organizacja wesela krok po kroku 😊

Krok 1) Ustalcie budżet i ogólny styl ślubu i wesela

Usiądźcie razem i porozmawiajcie wspólnie o Waszych pomysłach i wizji. W dzisiejszych czasach mężczyźni również chcą angażować się w organizowanie wesela – to w końcu również ich szczególny dzień. Powiedzcie sobie wzajemnie, o jakim ślubie i weselu marzycie – może się okazać, że macie kompletnie inne wizje tego dnia i będziecie musieli iść na kompromis po to żeby obie strony były zadowolone. Przemyślcie również czy chcecie brać ślub kościelny (wyznaniowy), ceremonię cywilną czy ślub humanistyczy.
Kiedy już to zrobicie, usiądźcie do budżetu – może nie jest to najbardziej romantyczny aspekt organizacji ślubu i wesela, ale przemyślenie tego elementu już na samym początku pozwoli na realistyczne spojrzenie na Wasze możliwości i zestawienie go z wyobrażeniami.
Kiedy przebrniecie przez wstępne planowanie budżetu, przejdźcie do pomysłów na charakter ślubu i wesela. Odpowiedzcie sobie na pytania: jak chcę żeby ten dzień wyglądał? Znajdźcie motyw przewodni – na pewno jest coś, co Was łączy i może być takim motywem – film, sport, książka, kolor – cokolwiek. Odpowiednio zaakcentowany motyw przewodni z pewnością nada całości wyjątkowego charakteru i pozwoli poczuć, że jest to właśnie Wasz dzień. Pamiętajcie że organizacja wesela ma sprawiać Wam przyjemność dlatego musicie znaleźć wspólne zdanie w wielu kwestiach :).

Krok 2) Ustalcie priorytety

Omówcie między sobą, co jest ważne dla każdego z Was z osobna. Dla jednego najważniejszy może być fotograf, a dla drugiego DJ lub wodzirej – natomiast wspólnie możecie na przykład uznać, że samochód nie ma dla Was obojga znaczenia. Dzięki takiej burzy mózgów będziecie w stanie rozplanować budżet zgodnie z priorytetami, ale również zaplanować organizację ślubu i wesela w czasie – nie będziecie również tracili czasu i pieniędzy na coś, co nie jest dla Was istotne.

Krok 3) Zorganizujcie się

Przygotujcie sobie ślubny planer. Najprostszym rozwiązaniem będzie zastosowanie zwykłej teczki, albo segregatora. Jeżeli macie trochę więcej czasu możecie zaprojektować swój planer w dedykowanym do tego notesie. A może jesteście nowocześni i wygodniej Wam korzystać z aplikacji na smartfonie. Pamiętajcie, że jakakolwiek będzie forma planera, wykorzystajcie go nie tylko do tego, aby zamieszczać w nim oferty podwykonawców, ale również do zbierania inspiracji – taki offline’owy Pinterest 😉. Kolejnym elementem, który warto mieć przy sobie to podręczny arkusz ślubny (taki mini planer), który zawiera najważniejsze kolejne kroki do zorganizowania, listę gości, kosztorys ślubny itd. Trzymając wszystko w jednym miejscu nie tylko ułatwisz sobie proces organizacji ślubu i wesela, ale także pozwoli Ci przejść przez niego względnie spokojnie.

Krok 4) Wybierzcie termin

Możecie zacząć od pory roku – zdecydujcie czy wolicie ślub zimowy, ślub latem czy może jesienią. Zanim oświadczycie rodzinie swoje plany, warto przeprowadzić małe „dochodzenie” czy nikt akurat nie planuje jakiejś innej dużej imprezy w tym czasie. Jeżeli chodzi o termin to pamiętajcie, że pewnie będziecie musieli być elastyczni – niestety czasami jest tak, że trzeba wybrać albo wymarzoną salę, ale w innym terminie, albo wymarzony termin, ale w innej sali. Nie bójcie się podejmować takich decyzji. Kiedy macie już termin możecie również zacząć planowanie listy gości.

Krok 5) Pilnujcie i aktualizujcie swój planer

Kiedy macie już pogląd na to jak chcecie żeby wyglądały Wasz ślub i wesele, wiecie ile możecie za nie zapłacić, oraz wiecie, do kiedy musicie wszystko zorganizować – przygotujcie czeklistę na planerze. Wypiszcie wszystkie zadania do zrealizowania, a następnie podzielcie je według czasu, w jakim musicie je zorganizować oraz według priorytetu. Pilnujcie tej listy zadań, a kiedy już jakieś zadanie zrealizujecie to po prostu je odznaczcie.

Krok 6) Przeprowadźcie badanie rynku ślubnego

To prawdopodobnie najbardziej czasochłonny krok w organizacji ślubu i wesela. Jeżeli nie macie czasu na przeszukiwanie internetu, czytanie opinii, oglądanie dziesiątek portfolio, możecie skorzystać z pomocy agencji ślubnej i zlecić im przeprowadzenie takiego badania. Jeżeli jednak czujecie się na siłach to rozpiszcie sobie, jakich podwykonawców musicie znaleźć, a następnie przygotujcie listę kilku wykonawców z każdej kategorii (np. 3 fotografów, 3 sale, 3 zespoły) i w pierwszej kolejności to z nimi się spotkajcie. Analiza rynku ślubnego jest bardzo ważna, ponieważ dzięki temu możecie zaoszczędzić pieniądze, ale również sprawić, że Wasz ślub i wesele będzie wyjątkowy. Na polskim rynku często jest tak, że przez sezon, dwa, trzy jest kilku podwykonawców, którzy są „na topie” na przykład sala weselna polecana przez wszystkich i oblegana przez wszystkich. Warto jednak zadać sobie pytanie – dlaczego jest taka polecana? Czy może lepiej poszukać czegoś mniej popularnego – może być łatwiej o termin, nierzadko również taniej a czasem nawet może okazać się ciekawiej.

Krok 7) Znajdźcie salę weselną

Znalezienie Sali weselnej zawsze wydaje się najtrudniejszym krokiem w organizacji wesela. Na pewno jest to jeden z największych kosztów w całości budżetu. Tutaj również warto nastawić się na elastyczność i kompromisy. Tak jak pisaliśmy wcześniej zdarza się tak, że pewne sale z jakiegoś powodu są bardzo trendy – szczególnie nowe sale mają przez kilka sezonów (o ile, jakość jest akceptowalna) taką „taryfę ulgową” wśród klientów – ludzie lubią nowe rzeczy. W takich miejscach faktycznie dostępność terminów może być ograniczona. Zastanówcie się jednak czy warto podążać za wszystkimi i dostosowywać się do kalendarza sali? Warto myśleć poza schematem – czasem warto spojrzeć na jakieś miejsce z innej perspektywy – może do tej pory nie myśleliście, że w Waszej ulubionej restauracji albo w muzeum można zorganizować przyjęcie. Czasem to tylko kwestia dekoracji i dopięcia szczegółów żeby zmienić z pozoru „nie weselne” miejsce w coś, co będzie wyjątkowe i niezapomniane.

Krok 8) Wybierzcie fotografa / firmę filmującą

Klip ślubny i zdjęcia to jedne z ważniejszych pamiątek ze ślubu i wesela. Jeżeli już decydujecie się na to żeby ktoś uwiecznił Wasz wyjątkowy dzień to poświęćcie czas na to, aby wybrać go rozsądnie. Oglądajcie portfolia, czytajcie ich blogi, spotykajcie się, pytajcie o szczegóły – jak pracują, w ile osób, na jakim sprzęcie etc. Wielu najpopularniejszych filmowców czy fotografów ślubnych ma naprawdę mocno obłożone grafiki, więc i tutaj – podobnie jak w przypadku sali albo pójdźcie na kompromis albo szukajcie innego, którego realizacji wpadną Wam w oko. Oprawa foto/wideo potrafi stanowić również spory kawałek budżetu – wiele Par pyta nas, dlaczego Ci podwykonawcy są tacy drodzy przecież pracują tylko jedną noc. Zgadza się, ale nie zapominajcie o tym, że muszą poświęcić czas na obróbkę zdjęć czy filmów, sprzęt, którego używają również kosztuje i często są to kwoty liczone w dziesiątkach tysięcy, coraz częściej pracują oni również w dwie lub więcej osób i co chyba najważniejsze posiadają umiejętności i doświadczenie. Uwierzcie, że nie warto na siłę szukać najtańszych podwykonawców. Na tym etapie możecie też przeczytać nasz artykuł w którym podpowiadamy o co pytać fotografa ślubnego.

Krok 9) Wybierzcie suknię ślubną i garnitur

Po tych długich, czasem męczących poprzednich krokach czas na coś, co najczęściej jest najbardziej ekscytujące – wybór strojów ślubnych. O ile Panowie przechodzą przez to dość sprawnie, tak dla Pań to naprawdę bardzo ważny moment. Dla wielu z Was pewnie będzie to czysta zabawa, ale są i Panny Młode, dla których to spory stres. Pierwsza rzecz – tak jak przy innych krokach – przeanalizujcie rynek. Przeglądajcie blogi ślubne, magazyny drukowane, programy w TV – oglądajcie różne modele sukni i szukajcie czegoś, co przykuje Wasz wzrok. Następnie znajdźcie salon sukni ślubnych, który sprosta Waszym wymaganiom.
Pamiętajcie o tym, aby stroje były dopasowane do Waszych sylwetek. Dobrze dobrany fason pozwoli na niczym nieskrępowaną zabawę. Nie zapominajcie też, że nie warto ślepo podążać za modą czasem lepiej jest zaufać klasycznym i eleganckim modelom.

Krok 10) Oprawa muzyczna wesela

Zespół czy DJ? Nie ma dobrej odpowiedzi – wszystko zależy od tego, jakie są Wasze preferencje, oraz jaki jest zespół i DJ (dobry DJ będzie lepszy niż kiepski zespół i vice versa). Jeżeli decydujecie się na zespół to poszukajcie jak najwięcej ich nagrań (większość udostępnia na swoich stronach www), fajnie gdyby udało się zobaczyć ich na żywo – możecie zapytać czy grają na jakimś weselu w Waszej okolicy i zapytać Parę Młodą czy możecie zajrzeć i posłuchać jednego / dwóch utworów. W przypadku DJ / Wodzireja możecie iść podobnym tropem. Ważne jest też to, aby zespół czy DJ byli elastyczni, żeby grali taki styl muzyczny, który Wam odpowiada i który będzie dostosowany do stylu całego wesela.

Krok 11) Atrakcje weselne

Tutaj ogranicza Was już tylko wyobraźnia. Może to być pokaz fajerwerków, wspólne wypuszczanie lampionów z gośćmi, fotobudka, fireshow czy cokolwiek innego. Pamiętajcie tylko żeby nie przesadzić z dodatkowymi atrakcjami – nie chcecie chyba, aby Was przyćmiły 😉 Zbyt duża ilość atrakcji może przytłoczyć gości i nie dać im czasu na zabawę.

Krok 12) Drinki, słodkości, tort

Większość sal weselnych oferuje dania w standardzie, więc na ten temat nie będziemy się rozpisywali. Sale generalnie mogą Wam zaoferować wiele rzeczy „gratis” – z doświadczenia rekomendujemy jednak abyście sami znaleźli każdego ze swoich podwykonawców. Bardzo fajnie odbierani są przez gości barmani – warto rozważyć to, aby poza winem i wódką zaoferować gościom krótkie menu z drinkami.
Jeżeli chodzi o słodkości to najważniejszym z nich jest oczywiście tort – tu również musicie rozeznać się na rynku, obejrzeć zdjęcia na stronach www, a następnie umówić się na degustację lub zamówić mini tort degustacyjny. Warto pamiętać o tym żeby wygląd tortu pasował do stylu i motywu przewodniego całego przyjęcia. Inne słodkości zależą od Waszej wyobraźni – możecie zafundować swoim gościom stół ze słodkościami, na którym znajdą się ciasta, babeczki, tartinki, czy nawet cukierki i lizaki.

Krok 13) Cieszcie się! Bierzecie ślub

Nie pozwólcie, aby organizacja wesela i ślubu pochłonęła Was za bardzo – nie myślcie tylko o tym. Znajdujcie czas dla siebie, spędzajcie go razem nie tylko przy okazji załatwiania ślubnych spraw. Pamiętajcie, że to Wasz dzień i powinniście być wtedy szczęśliwi – nie starajcie się na siłę uszczęśliwiać innych – owszem bierzcie pod uwagę zdanie rodziców / rodziny, ale nie dajcie się zepchnąć na drugi plan.
Naszym zdaniem tego typu organizacja wesela krok po kroku – gdzie wszystko macie rozpisane na etapy, pamiętacie o terminach i budżecie pozwoli Wam zaoszczędzić wiele nerwów i pewnie też pieniędzy.

Krok 14) Pobierz nasz 12 miesięczny planner

Poniżej możecie pobrać nasz 12 miesięczny podstawowy planer ślubny w eleganckiej, gotowej do wydrukowania wersji (aby go pobrać prosimy udostępnienie informacji na Facebooku, korzystając z przycisku pod spodem :)). Mamy nadzieję, że organizacja wesela i ślubu będzie z nim łatwiejsza do opanowania :)!

Udostępnij na Facebooku aby odblokować treśćimage/svg+xml
Wszystkie publikowane przez nas treści udostępniamy całkowicie za darmo, będzie nam miło jeżeli podzielisz się informacją o nich ze swoimi znajomymi na Facebooku i w ten sposób podziękujesz nam za naszą pracę 🙂

12 Miesięcy przed weselem

Poinformujcie o zaręczynach rodzinę i znajomych
Wybierzcie datę ślubu i wesela
Poproście świadków
Zdecydujcie, jaki rodzaj ślubu i wesela chcecie zorganizować
Spiszcie listę gości i policzcie ilu ich jest (wstępnie)
Przepracujcie budżet – sprawdźcie oszczędności, zaplanujcie ile możecie dodatkowo odkładać
Podzielcie budżet na części różnej wielkości i zdecydujcie, co jest dla Was najważniejsze, a na czym możecie zaoszczędzić
Opcjonalnie możecie otworzyć konto w banku, na którym będą tylko pieniądze „weselne”
Jeżeli bierzecie ślub kościelny – wybierzcie kościół, zorientujcie się w formalnościach, zarezerwujcie datę
Jeżeli planujecie ceremonię cywilną skontaktujcie się z Urzędem Stanu cywilnego, zarezerwujcie datę, zorientujcie się w formalnościach
Zamówcie wedding plannera, jeżeli chcecie wsparcia profesjonalistów
Wyszukajcie sale weselne i wybierzcie 3-5 najlepiej pasujących do Waszych wymagań
Rozpocznijcie czytanie blogów, magazynów drukowanych, internetu w poszukiwaniu inspiracji
Nie podejmujcie pochopnych decyzji pod wpływem emocji. Pomyślcie o wszystkim kilka razy, rozważcie różne opcje zanim dokonacie wyborów.
To również dobry moment na organizację przyjęcia zaręczynowego dla rodziny lub przyjaciół 😊

11 Miesięcy przed weselem

Podejmijcie decyzję odnośnie miejsca na wesele i zarezerwujcie je
Zarezerwujcie fotografa
Take out wedding insurance ???? Czy w Polsce to coś takiego jest?
Zacznijcie poszukiwania sukni
Wybierzcie świadków i druhny i drużbów
Jeżeli będziecie mieli wesele w plenerze i musicie sami zorganizować namiot – to dobry moment żeby to załatwić. Od razu myślcie też o pozostałym wyposażeniu jak meble, czy zastawa.
Jeżeli musicie samodzielnie zatrudnić catering, również to dobry moment, tak samo jak i rozpoczęcie myślenia o menu
Zacznijcie szukać inspiracji do zaproszeń.
Wyślijcie save the date do gości, których planujesz zaprosić
Jeśli planujecie noclegi dla gości warto już teraz dokonać rezerwacji

10 miesięcy przed ślubem

Na tym etapie możecie nadal zatrudnić wedding plannera do całościowej organizacji (lub tylko do częściowej)
Podejmijcie decyzję, co do zespołu / Dj i zarezewujcie wybranego
Zróbcie sobie sesję narzeczeńską
Omówcie z salą dostępne opcje menu
Zatrudnijcie kamerzystę

9 Miesięcy przed ślubem

Wybierzcie florystkę, porozmawiajcie z nią o swoich pomysłach, zarezerwujcie
Jeżeli chcecie żeby Mamy i Druhny miały spójne kreacje – zacznijcie je wybierać. Panowie również powinni się tym zająć i znaleźć garnitury

8 Miesięcy przed ślubem

Jeżeli jest taka potrzeba – rezerwujcie krzesła, stoły, czy inne elementy, które musicie wynająć
Zacznijcie planować miesiąc miodowy i zróbcie rezerwację
Zacznijcie poszukiwania idealnych obrączek
Wybierzcie i zamówcie tort

7 Miesięcy przed ślubem

Jeżeli jest taka potrzeba sprawdźcie paszport, wizy itp. (do miesiąca miodowego)
Zaplanujcie urlop w pracy
Zaplanujcie logistykę weselną (transport gości z kościoła na salę, jeżeli trzeba to z lotniska do hotelu)
Zarezerwujcie termin u makijażystki i fryzjera
Wybierzcie i zarezerwujcie auto do ślubu
Zamówcie obrączki

6 Miesięcy przed ślubem

Wyślijcie/rozdajcie zaproszenia
Dograjcie wszystkie szczegóły i formalności na Sali, w kościele, w usc
Kupcie akcesoria – buty, welon, torebkę etc.
Zaplanujcie wieczór kawalerski i panieński
6 miesięcy przed ślubem nadal możecie skorzystać ze wsparcia wedding plannera – albo częściowa organizacja albo koordynacja dnia ślubu
Jeżeli jest taka potrzeba, zapiszcie się na nauki przedmałżeńskie
Jeżeli na Waszym weselu pojawią się jakieś elementy ręcznie robione to powinniście mieć już, co najmniej projekty i zlecać produkcję (lub samemu zacząć je robić)

5 Miesięcy przed weselem

Panowie powinni dobrać dodatki (buty, muszki etc.)
Zdecydujcie o dekoracji Sali
Opublikujcie listę prezentów
Sprawdźcie rezerwacje (w Kościele, Sali, itp.)

4 Miesiące przed ślubem

Jeżeli nie macie pokoju dla Pary na Sali, zarezerwujcie hotel
Jeżeli chcecie dać upominki gościom – powinniście już powoli decydować, co.
Ustalcie repertuar muzyczny na ceremonii i przyjęciu
Wybierzcie podarunki w ramach podziękowań dla rodziców i świadków

3 Miesiące przed ślubem

Podejmijcie decyzję dotyczącą formy księgi gości
Zdecydujcie jak ma wyglądać plan rozsadzenia gości / winietki
Panie powinny przymierzyć suknie
Dopełnijcie formalności cywilnych i kościelnych

2 Miesiące przed ślubem

Zamówcie materiały drukowane
Jeżeli ktoś nie potwierdził obecności – dopytajcie czy będzie
Ostateczna wersja rozsadzenia gości
Zaplanujcie logistykę i transport gości
Zróbcie próbną fryzurę i makijaż (Panny Młode, mamy, druhny)
To dobry moment na poszukiwania bielizny ślubnej i dodatków
Planujecie wieczory panieński i kawalerski? Czemu nie teraz?

1 Miesiąc przed ślubem

Jeżeli będziecie mieli swoje przysięgi – napiszcie je
Dopnijcie każdy szczegół i potwierdźcie wszystkie rezerwacje
Potwierdźcie rezerwacje na miesiąc miodowy
Odbierzcie obrączki
Podzielcie zadania na osoby, które będą Wam pomagać (rodzice, świadkowie etc.)
Idźcie na sesję przedślubną, jeżeli nie mieliście narzeczeńskiej
Potwierdźcie czy u gości występują alergie pokarmowe.

3 Tygodnie przed ślubem

Napiszcie plan na dzień ślubu (scenariusz)
Rozpiszcie plan usadzenia gosci
Ustalcie ostateczną listę piosenek z zespołem lub DJem. Jeżeli macie jakieś specjalne życzenia – spiszcie je.
Jeżeli Panna Młoda planuje farbowanie i strzyżenie to dobrze zrobić to teraz.
Jeżeli Panna Młoda planuje zmieniać nazwisko, dobrze zrobić listę miejsc i dokumentów, w których konieczna będzie zmiana.
Potwierdźcie wszystkich podwykonawców i podsumujcie wszystkie ustalenia
Jeżeli to możliwe spotkajcie się ze wszystkimi podwykonawcami na miejscu wesela i omówcie scenariusz.
Potwierdźcie wszystkich gości

Tydzień przed weselem

Kiedy będzie to możliwe dostarczcie na salę elementy dekoracji, kwiaty, być może zespół lub dj będzie chciał rozstawić się wcześniej, dostarczcie alkohol
Pan Młody, jeżeli planuje powinien wybrać się na strzyżenie i zabiegi upiększające
Wymieńcie pieniądze na podróż poślubną, (jeżeli wyjeżdżasz za granicę i planujesz płacić gotówką
Spakujcie bagaże na podróż poślubną
Potwierdźcie ostateczną liczbę gości
Odbierzcie suknię
Panna Młoda, jeżeli planuje powinna zrobić manicure i inne zabiegi upiększające
Sprawdźcie raz jeszcze suknie ślubną i garnitur
Jeżeli wynajmujecie samochód na ślub ustalcie wszystkie szczegóły (godziny i miejsca)
Przypomnijcie sobie wszystkie ustalenia z podwykonawcami dotyczące płatności (część pewnie rozlicza się w noc wesela)

W noc przed weselem

idźcie spać wcześniej 😊

W dniu ślubu i wesela

Zrelaksujcie się!
Przekażcie obrączki świadkowi
BAWCIE SIĘ! To Wasz wielki dzień !

2018-04-01T16:22:18+00:00